Un cop registrada la documentació que hem de conservar, hem
d’establir uns criteris de classificació i ordenació que posteriorment ens
permetran facilitar-ne la cerca. En aquesta línia, podríem dir que la
classificació i ordenació de documents seria una de les primeres fases en el
procés d’arxivament.
Posteriorment a la recepció o l’elaboració de la
documentació en l’empresa, i un cop aquesta documentació ha estat registrada,
caldrà que no s’acumuli per damunt les taules de treball. Amb aquesta
finalitat, és habitual disposar d’unes safates on es col·loca la documentació
pendent de processar.
Un cop realitzades les tasques pertinents (comptabilització,
elaboració de res-posta...), hem de procurar que la documentació no s’acumuli.
Apareix aquí la necessitat de generar algun mecanisme d’arxivament.
Una bona organització de la documentació ens permetrà
estalviar molt de temps en la seva cerca quan sigui necessari. Però abans
d’arxivar la documentació, caldrà establir mecanismes de classificació i
ordenació que siguin coneguts i utilitzatsper totes les persones que utilitzin
aquesta documentació.
D’aquesta manera, posant en comú els criteris utilitzats per
a la classificació i ordenació dels documents, qualsevol treballador de
l’empresa hauria de poder localitzar qualsevol document que necessiti.
Els sistemes de classificació i ordenació són el conjunt de
criteris que permeten agrupar la documentació i disposar-la en un ordre únic
dins de cada agrupació.
Els sistemes de classificació i ordenació més habituals en
l’empresa són els sistemes alfabètic, cronològic i geogràfic. Tanmateix, la
realitat dels arxius en les empreses ens mostra sistemes mixtos en què es poden
aplicar més d’un sistema alhora.
CLASSIFICAR I ORDENAR
Mentre que entenem per classificar distribuir en classes o categories tots els documents que tenen algun atribut similar, ordenar la referència a l'acció de disposar regularment les coses, les unes en relació amb les altres.
EL SISTEMA ALFABÈTIC
El sistema alfabètic és molt utilitzat en les empreses per
la seva simplicitat i pel fet de ser conegut fàcilment per qualsevol persona.
El sistema alfabètic és el conjunt de criteris de
classificació i ordenació que consisteix a organitzar els documents en funció
de les lletres que conté alguna paraula que els identifica. El sistema de classificació i ordenació alfabètic és molt
utilitzat per ordenar diferents documents, com els que es refereixen a clients
i proveïdors. En aquest cas, el documents s’ordenaran utilitzant la raó social
de l’empresa o el primer cognom si parlem de noms de persones físiques.
Els
avantatges del sistema alfabètic són els següents:
•La
senzillesa d’aplicació, ja que no cal conèixer gaire cosa més que l’abecedari
per poder-lo utilitzar.
•No requereix
cap font auxiliar (com una llista de codis) per cercar docu-ments classificats
amb aquest sistema.
Els inconvenients del sistema alfabètic són els següents:
•A mesura que incrementem el nombre de documents en el
nostre arxiu, els hem d’intercalar amb els que ja teníem. Aquest fet implica
una redistribució constant de tota la documentació, cosa que fa més costós el
procés d’ordenació.
•Mentre que l’espai destinat als documents assignats a una
determinada lletra pot estar infrautilitzat (pel poc ús que es faci d’aquesta
lletra), l’espai corresponent a una altra pot estar saturat, la qual cosa fa
més difícil que hi hagi un aprofitament òptim de l’espai.
•Quan el volum de carpetes augmenta molt, és més
difícil fer una cerca.
SISTEMA CRONOLÒGIC
La utilització de dates com a clau d’ordenació i
classificació pot ser molt útil, especialment quan aquesta ordenació dels
documents permet agilitar altres tràmits com cobraments o pagaments.
El sistema de classificació i ordenació cronològic és el que
consisteix a disposar els documents en funció d’alguna data que continguin.
Un exemple clar de la utilització d’aquest sistema és
l’ordenació d’efectes comer-cials a cobrar en funció de la data de venciment.
Altres exemples poden ser la classificació i ordenació de la correspondència
d’un determinat client, etc.
La classificació de documentació a partir de criteris
cronològics es pot fer per anys, trimestres, mesos o altres divisions
temporals.
Els avantatges del sistema cronològic són els següents:
•El principal avantatge del sistema d’ordenació cronològic
és la simplicitat en l’ordenació. En aquest sentit, podem dir que és el sistema
més simple.
•En funció de la data triada per fer la classificació,
podria ser que no haguéssim d’intercalar documents. Per exemple, quan utilitzem
la data d’arribada, els documents s’afegeixen al final.
•Tot i que algunes vegades podríem haver d’intercalar
documents -com, per exemple, quan utilitzem la data de venciment-, això és molt
menys freqüent que en el cas de la classificació i ordenació alfabètica.
•És un sistema molt útil en tant que pot facilitar la gestió
de cobrament. Tenir els efectes comercials a cobrar ordenats per la data de
venciment ens facilitarà aquesta gestió.
L’inconvenient del sistema cronològic és que, quan rebem una
gran quantitat de documentació en un breu lapse de temps, ens podem trobar amb
molta documentació classificada sota una mateixa data. Per aquest motiu, el
sistema cronològic pot requerir la utilització d’un sistema de registre
complementari, que proporcioni un ordre de segon nivell a aquesta documentació.
SISTEMA GEOGRÀFIC
Quan les empreses exerceixen la seva activitat en un
territori ampli i amb diferents delegacions o diferents rutes, pot resultar
molt útil tenir un sistema d’ordenació basat en el lloc en què s’ubiquen.
El sistema geogràfic és el sistema de classificació en què
el criteri utilitzat per agrupar els documents és la localització de les
empreses que els originen.
D’aquesta manera podem trobar sistemes de classificació
geogràfics que orga-nitzen els documents per països, comunitats autònomes,
províncies, municipis o carrers. Igualment, podem trobar altres agrupacions com
les zones en què l’empresa exerceix la seva activitat (per exemple: zona sud i
zona nord).
Els avantatges del sistema de classificació geogràfic són
els següents:
•L’adaptabilitat, ja que el sistema geogràfic permet
diferents criteris en la definició de zona (província, municipi, comunitat
autònoma...) i, per tant, l’empresa pot utilitzar el que li vagi millor.
•La simplicitat de classificació, quan els documents a
classificar ja indiquen la zona a què pertanyen.
Els inconvenients del sistema de classificació geogràfic són
els següents:
- Un dels principals problemes que presenta el sistema de
classificació geogràfic és que no és, pròpiament, un sistema d’ordenació, ja
que tot i que agrupem els documents que pertanyen a un mateixa zona, el
sistema geo-gràfic no ens diu en quin ordre ho hem de fer.
- Com passa amb la classificació alfabètica, l’espai de
l’arxiu podria estar mal aprofitat. Assumint que cada zona té reservada una
mateixa quantitat d’espai, podrien quedar espais de zona pràcticament buits
mentre que d’altres podrien estar saturats.
- El sistema de classificació pot necessitar una guia
addicional per indicar a quina zona pertany cada document, cosa que pot alentir
el procés de classificació. Per exemple, si els documents només inclouen la
població i nosaltres classifiquem per províncies, necessitarem una guia que ens
digui a quina província pertany cada poble. Es pot pensar, encertadament, que
els documents acostumen a portar la província, peròaquest problema es pot fer
evident en casos en què és l’empresa qui defineix les zones.
SISTEMA DE CLASSIFICACIÓ PER MATÈRIES O ASSUMPTES
Freqüentment, en les empreses trobem agrupats documents que
tenen en comú la tipologia, la finalitat... Un exemple clar és una
classificació que diferenciï factures, albarans, rebuts o les carpetes de
clients, proveïdors, nòmines...
El sistema de classificació per matèries o assumptes és el
que es basa en la similitud en les funcions, les característiques o altres
atributs dels documents.
Per les seves característiques, el sistema de classificació
per matèries o assumptes és semblant, en les seves normes, avantatges i
inconvenients, al sistema geogràfic.
Els avantatges de la classificació per matèries o assumptes
són els següents:
•És fàcil d’utilitzar. Com que les persones que han de
classificar i ordenar la documentació estan familiaritzades amb les diferents
matèries, la classi-ficació és molt ràpida.
•Si és
necessari, es poden generar noves carpetes sense gaires complicacions. Per
exemple, si tenim els documents classificats per les diferents línies de
productes o serveis i, posteriorment, oferim una nova línia de productes, és
fàcil afegir aquesta nova categoria per arxivar.
Els inconvenients de la classificació per matèries o
assumptes són els següents:
•La definició de les matèries és difícil. Cal dedicar temps
a dissenyar correctament els diferents grups en què es classificaran els
documents. Una elecció poc encertada dels grups podria fer que els hagués- sim
de canviar i, per tant, que haguéssim de tornar a classificar tots documents.
•El
sistema per matèries o assumptes és un sistema de classificació, però no
d’ordenació. Caldrà, doncs, establir un sistema addicional per ordenar els
documents dins de cada grup.
SISTEMES NUMÈRICS I ALFANUMÈRICS
Els nombres estan presents a la majoria dels documents. Les
factures es codifiquen amb un número d’emissió, la correspondència es registra
amb una numeració...
El sistema de classificació i ordenació numèric és el que
agrupa i disposa els documents atenent el número amb què es codifiquen. El
sistema alfanumèric es diferencia de l’anterior en el fet que, en aquest
darrer, la codificació també inclou lletres.
Un exemple
de classificació i ordenació numèrica el trobem en empreses que tenen molts
expedients de clients. Aquests expedients reben, quan s’obren, un codi que pot
incloure lletres i nombres, i es col.loquen de manera correlativa a mesura que
arriben. Un exemple serien els expedients mèdics als centres d’atenció primària
i als hospitals.
Els avantatges del sistema de classificació i ordenació
numèric/alfanumèric són els següents:
•El principal avantatge és la facilitat de classificació de
nous documents/ex-pedients. Només caldrà afegir el nou expedient darrere els
anteriors.
•Com que no s’han d’intercalar expedients, ja que aquests
s’afegeixen al darrere, l’espai de l’arxiu s’aprofita millor.
•Quan es
necessita ampliar l’arxiu, no cal redistribuir tots els expedients, ja que a la
zona nova només arribaran documents o expedients nous
Els inconvenients del sistema de classificació i ordenació
numèric/alfanu- mèric són els següents:
•Excepte en els casos en què la codificació es complementa
amb criteris addicionals com, per exemple, la classificació per matèries, la
classificació no aporta informació addicional. En un prestatge, tenim els
expedients que van d’un número determinat a un altre, però aquesta
classificació no ens dóna cap informació sobre el nom, la localització
geogràfica, etc.
•Necessitem un índex o una base de dades auxiliar per poder
trobar la documentació que busquem. Normalment, per localitzar un document, es
busca en l’ordinador el número que té assignat. Per a això, es proporcionen
dades que s’inclouen en el document, com el nom del client, NIF, etc...
Casos especials del sistema de classificació i ordenació
numèric/ alfanumèric
Dins els sistemes numèrics, farem especial menció del
sistema decimal -que s’utilitza, entre d’altres, en la comptabilitat- i al
sistema decimal universal -que s’utilitza a les biblioteques.
El
sistema decimal és el conjunt de criteris d’ordenació i classificació en què
tots els elements a ordenar es divideixen en deu grups del 0 al 9. Aquests
grups formen el primer ordre i, al seu torn, es poden dividir en deu grups més,
que formaran el segon ordre, i així successivament.
En l’exemple de la taula
2.3 podem veure la diferència entre els dos sistemes de classificació
numèrics. En el sistema tradicional, un nombre amb dues xifres sempre és
superior a un que només en tingui una i, per això, el trobarem després. En el
sistema de classificació decimal, en canvi, un número de dues xifres representa
una subdivisió del número amb què coincideix en totes les xifres excepte la
darrera. D’aquesta manera, el subgrup 11 forma part del grup 1, igual que el
subgrup 256 formaria part del subgrup 25.
SISTEMES MIXTOS
La realitat del món de l’empresa ens mostra que són diversos
els criteris utilitzats quan classifiquem i ordenem els documents. Així és com
apareixen els sistemes mixtos de classificació.
El sistema mixt és el que combina diferents sistemes de
classificació per organitzar els documents en diferents nivells.
D’aquesta manera, podem trobar que en un primer nivell els
documents se separen per matèries (clients, proveïdors...). Els clients, per la
seva banda, estan ordenats seguint un criteri geogràfic i, dins de cada zona de
referència geogràfica, estan ordenats alfabèticament. Finalment, els do-
cuments de cada carpeta de client estan ordenats de manera cronològica per data
d’emissió del document.
La figura 2.2 mostra
cada nivell de classificació i el sistema utilitzat en aquest nivell.
