1.1.2 Finalitat i objectius.

Les funcions dels arxius també han anat variant i evolucionant en el temps. Actualment encara no existeix consens entre els diferents autors, però es poden establir unes funcions bàsiques:

·         Gestionar tot el cicle vital dels documents, des de la seva creació fins a la seva conservació definitiva, assegurant-ne les transferències.

·         Dissenyar els mecanismes i procediments propis de tot sistema de gestió documental per a garantir-ne la seva gestió i conservació.

·         Identificar els fons i els documents.

·         Avaluar i seleccionar els documents per decidir si han de ser conservats o eliminats (expurgats).

·         Elaborar els instruments de descripció i classificació dels documents, indispensables per a controlar cada document, l'accés que hi poden tenir els usuaris i assegurar-ne una recuperació ràpida i eficient en qualsevol moment.

·         Custodiar els documents i preservar-los en correctes condicions ambientals (per evitar fongs, insectes, etc.). Respecte als documents electrònics i els seus suports, estudiar i proposar els criteris tècnics necessaris per a la seva conservació.

·         Proposar i implementar les mesures de seguretat necessàries per a la conservació i protecció de la documentació.

·         Garantir l'accés, la consulta i el servei de còpia als usuaris i ciutadans, respectant els drets d'accés i la protecció de dades.

·         Desenvolupar polítiques d'educació i difusió del patrimoni històric i cultural que suposen els fons públics.

·         Assessorar a les organitzacions i ciutadans en matèria arxivística. Proposar accions formatives pels usuaris dels arxius de gestió per tal que creïn i gestionin els conjunts documentals de manera ordenada, segons el sistema de gestió establert per la institució productora.

La principal finalitat de l'arxiu és garantir el seu ús exhaustiu i efectiu com a recurs bàsic d'informació a través de la seva difusió i accés, al servei de:

1.    Les institucions o persones productores dels arxius, amb una finalitat jurídica i administrativa.

2.    Els ciutadans, mitjançant els arxius públics, per garantir la transparència administrativa i els principis democràtics, així com els seus drets i obligacions, amb una finalitat informativa.

3.    La investigació i difusió del patrimoni cultural, amb una finalitat cultural i històrica.