Tot procés d’arxivament és precedit per la selecció dels
documents que han de formar part del conjunt de documentació a conservar . En
el procés d’arxivament es poden distingir les fases següents:
- Registre de la documentació
- Classificació i ordenació
- Codificació
- Prearxivament
- Arxivament i custòdia
1) El registre de la
documentació. El procés d’arxivament comença en el mateix moment en què la
documentació a arxivar arriba a l’empresa. En aquest moment, hem de registrar
aquesta recepció perquè quedi constància que la nostra empresa és dipositària
d’aquesta documentació. A més, el registre ens proporcionarà informació útil en
les fases següents de l’arxivament i, també, en el moment en què haguem de
menester la documentació. Al registre acudirem per comprovar si la documentació
que requerim, efectivament, es troba a l’empresa.
Analitzem-ho amb un exemple, imaginem que un client ens diu
que ha enviat una carta on s’adjuntava un xec. Nosaltres no tenim constància de
que s’hagi produït aquesta recepció, però com rebem diversos xecs del mateix
client no estem segurs. El que farem és anar al registre d’entrada de
correspondència per veure si efectivament ha arribat. El mateix succeeix amb
les factures que ens arriben, existirà un registre de factures on constin
quines factures han arribat.
El registre agilitzarà molt la cerca de documentació. Quan
hem de cercar un document o, simplement, que hem de constatar si hem rebut, o
no, un escrit determinat, el que no tindria sentit seria que cada cop que se’ns
plantegés aquest dubte haguéssim de buscar el document entre tota la
documentació de l’arxiu.
2) La classificació i ordenació. El segon pas que comporta
el procés d’arxivament és la classificació i ordenació de la documentació
rebuda, distribuint-la per fer-la arribar a les persones que se’n faran càrrec,
en funció del sistema que tinguem establert.
La classificació i ordenació de la documentació pretén
establir sistemes d’organit-zació de la documentació fàcilment comprensibles
per les persones que l’hagin de fer servir de forma que l’accés als documents
sigui el més àgil possible.
3) La codificació. El procés de codificació consisteix a
donar una clau única (que pot estar formada per lletres i nombres) a cadascun
dels documents, de manera que quedin diferenciats els uns dels altres per mitjà
d’aquesta clau, que esdevé el seu identificador. Un cop registrat i codificat el document, té lloc el
tractament de la documentació. No hem de perdre de vista que els documents
d’una empresa han estat creats per complir unes funcions que no són les de ser
arxivats. Així, les factures s’hauran de comptabilitzar, els albarans s’hauran
de contrastar amb la mercaderia rebuda, i aquesta informació s’haurà d’afegir
al control d’estoc al magatzem, etc..
4) El prearxivament. És lògic pensar que una persona que,
per exemple, està comptabilitzant factures, no s’aixecarà cada cop que n’ha
comptabilitzat una i anirà a l’arxiu a classificar-la a la carpeta
corresponent, sinó que, per fer això, esperarà a tenir-ne almenys unes quantes.
Ara bé, quan el volum de feina és elevat, és possible que s’acumuli una gran
quantitat de documents pendents d’arxivar. En aquests casos, és recomanable
utilitzar algun sistema de prearxivament que faciliti la tasca d’arxivament
definitiu.
Un exemple seria la utilització de carpetes classificadores
per lletres. Aquestes carpetes poden ser damunt la taula i, a mesura que es
finalitza el treball amb els documents, aquests es col.loquen a la carpeta de
documents pendents d’afegir-se a l’arxiu. Com que la carpeta ja inclou una
certa classificació, això facilitarà el procés d’arxivament posterior.
5) L’arxivament pròpiament dit. L’arxivament consisteix a
col.locar els docu-ments a conservar a la carpeta que correspon dins el conjunt
de carpetes definit en el nostre sistema d’arxivament (clients, proveïdors...).
Abans d’arxivar un document, ens hem d’assegurar que ha completat tot el
recorregut que havia de fer en el si de l’empresa i que, per tant, s’ha dut a
terme completament el tractament de la informació que conté.
També s’ha de tenir present que, quan s’afegeixen diversos
documents a una carpeta, és convenient afegir algun sistema d’ordenació
addicional com, per exemple, el cronològic. Un suggeriment que pot resultar
molt útil és la utilització de l’ordenació cronològica segons la qual el darrer
document que entra a l’arxiu es col.loca a la part davantera de la carpeta.
D’aquesta manera, es facilita l’accés al material més recent, que és el que té
més probabilitats de tornar a ser consultat.
Respecte a la manera de col.locar els documents dins la
carpeta, cal dir que s’ha de procurar que els fulls no en sobresurtin, per
evitar que es malmetin. Igualment, hem de procurar no carregar massa els
calaixos i les carpetes dels arxivadors.Un altre suggeriment útil pot ser anotar en llapis, en els
diferents documents arxivats, la data en què es poden eliminar o transferir a
un altre arxiu menys consultat.
EL REGISTRE DE LA DOCUMENTACIÓ
Qualsevol organització està en constant comunicació amb
l’exterior. Això genera un gran volum de comunicacions i documents que molts
cops caldrà de conservar de forma accessible per als treballadors que n’hagin
de fer ús.
Davant d’aquest volum de documents que s’han d’arxivar a
l’empresa esdevé indispensable establir mecanismes de registre de tota la
documentació de que disposa l’empresa així com la relació amb l’espai o lloc on
aquesta està arxivada.
Tenir dissenyat un bon sistema d’arxivament que ens permeti
la recuperació de documents quan la gestió de l’empresa ho requereixi, implica
portar un registre de la documentació de manera que, en el moment en què calgui
buscar un document o saber si aquest ha estat rebut o enviat, o entrat a
registre puguem agilitar aquest procés.
El registre de la documentació és el procés que implica fer
anotacions, de manera ordenada, de la documentació enviada o rebuda per
l’empresa, per donar-ne fe i facilitar-ne una cerca posterior.
Entre els llibres més habituals a les organitzacions es
trobem el del registre general d’entrada (pot haver-hi un específic per a
correspondència o incloure qualsevol tipus de document que arriba a l’empresa)i
també el de registre de factures. Entre les anotacions que s’acostumen a fer en
els llibres de registre de d’entrada, trobem les següents:
- El número de registre. És el número que s’ha donat al document, seguint un ordre correlatiu en funció de la seva arribada. Cada document tindrà, doncs, una identificació numèrica assignada, que el farà únic en un període. Aquesta numeració es pot reiniciar en començar novament l’any. Tanmateix, i per diferenciar les numeracions dels diferents anys, s’hi poden afegir dígits corresponents a l’any en curs (per exemple: 215/2010, 216/2010).
- La data. Fa referència al dia i mes d’arribada de la correspondència.
- El remitent. Inclou el nom i cognoms de la persona que envia la carta o entrega el document.
- El tipus. En aquest apartat, apareix la classe de correspondència rebuda (carta, targeta postal, paquet).
- L’assumpte. És la descripció breu del motiu de la correspondència o el document.
- Els annexos. Són les anotacions dels elements que acompanyen la carta o document (si n’hi ha).
- El destinatari. En aquest apartat, s’acostuma a registrar la persona o el departament a qui s’adreça l’enviament.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada