CREACIÓ D’INFORMES
Apareixen a la
finestra de l’objecte Informes, les dues opcions següents:
1) Crear informe en
vista diseño, que permet definir l’informe, és a dir, com es
presentaran les dades de la taula o consulta.
2) Crear un informe
utilizando el asistente, de manera que, mitjançant preguntes
detallades que formula el programari sobre l’origen dels regis-tres, els camps
que s’han de visualitzar, el format i el disseny de l’informe, es crea
l’informe corresponent.
CREAR INFORMES AMB L'ASSISTENT
Per arrencar l'assistent per a informes podem fer-ho com ho vam veure en el punt anterior o bé , una altra forma més ràpida és des de la finestra Base de dades amb l'objecte Informes seleccionat , fent doble clic a l'opció Crea un informe utilitzant l'assistent .
1) Apareix la primera finestra de
l'Assistent:
En aquesta finestra ens demana introduir els
camps a incloure en l'informe.
Primer seleccionem la taula o consulta d'on
agafarà les dades del quadre Taules / Consultes aquest serà l'origen de
l'informe. Si volem treure dades de diverses taules el millor serà crear una
consulta per obtenir aquestes dades i després triar com a origen de l'informe
aquesta consulta.
A continuació seleccionem els camps fent clic sobre el
camp per seleccionar-lo i clic sobre el botó 
o simplement doble clic sobre el camp.
o simplement doble clic sobre el camp.
Si ens hem equivocat de camp premem el botó 
i el camp es treu de la llista de camps
seleccionats .
i el camp es treu de la llista de camps
seleccionats .
Podem
seleccionar tots els camps alhora fent clic sobre el botó 
o desseleccionar tots els camps alhora fent clic sobre el botó 
.
o desseleccionar tots els camps alhora fent clic sobre el botó .
2) A
continuació premem el botó Següent > i apareix la finestra següent que podem
veure:
En aquesta pantalla triem els nivells
d'agrupament dins l'informe. Podem agrupar els registres que apareixen en
l'informe per diversos conceptes i per a cada concepte afegir una capçalera i
peu de grup , al peu de grup normalment es visualitzaran totals d'aquest grup .
Per afegir un nivell d'agrupament , a la llista
de l'esquerra, fer clic sobre el camp pel qual volem agrupar i fer clic sobre
el botó ( o directament fer doble clic sobre el camp ).
( o directament fer doble clic sobre el camp ).
A la part de la dreta apareix un dibuix que ens
indica l'estructura que tindrà el nostre informe, a la zona central apareixen
els camps que es visualitzaran per a cada registre , en el nostre exemple ,
sobre apareix un grup per població , ia sobre un grup per codi postal .
Per treure un nivell d'agrupament , fer click
sobre la capçalera corresponent al grup per seleccionar-lo i prémer el botó .
S i volem canviar l'ordre dels grups definits
utilitzem els botons 
, la fletxa cap amunt puja el grup seleccionat un nivell , la
fletxa cap avall baixa el grup un nivell .
. , la fletxa cap amunt puja el grup seleccionat un nivell , la
fletxa cap avall baixa el grup un nivell .
3) Amb el botó 
podem refinar l'agrupament . Fent clic en aquest botó apareixerà
el següent quadre de diàleg :
podem refinar l'agrupament . Fent clic en aquest botó apareixerà
el següent quadre de diàleg :
En aquest quadre apareixen els diferents grups que
tenim definits , i per cada grup tenim el camp que defineix el grup a Campos de
grup : i el quadre Intervals d'agrupament : , desplegant el quadre podem
indicar que utilitzi per agrupar el valor complet que conté l' camp o que
utilitzi la primera lletra , les dues primeres , etc ... Després de prémer el
botó Acceptar tornem a la finestra anterior.
4)Un cop tenim els nivells d'agrupament
definits fem clic al botó Següent > i passem a la següent finestra:
En aquesta pantalla podem triar ordenar els registres per fins a quatre camps d'ordenació. Seleccionem el camp pel qual volem ordenar els registres que sortiran a l'informe, i triem si volem una ordenació ascendent o descendent, per triar una ordenació descendent fer clic sobre el botó Ascendent i passarà a ser Descendent. Podem triar un tipus d'ordenació diferent en els diferents camps d'ordenació.
5) Aquesta pantalla ens permet a més afegir totals de
manera gairebé automàtica, si volem afegir línies de totals hem de fer clic
sobre el botó apareixerà el quadre de diàleg 
En el quadre de diàleg apareix la llista dels
camps numèrics que tenim en l'informe , i les funcions d'agregat que es poden
seleccionar per calcular algun total. Perquè en l'informe aparegui la suma
d'algun camp només hem de seleccionar la casella que es troba a la fila del
camp ia la columna Suma . Podem així triar diversos totals .
En el quadre Mostra si activem l'opció Detall i
resum , apareixeran a l'informe tant les línies de detall (els registres de
l'origen ) com les línies de totals . Si activem l'opció Resum només , no
apareixeran les línies de detall .
Si
activem la casella Calcular el percentatge del total per sumes afegeix un total
el percentatge que representa la suma calculada sobre la suma total de tots els
registres . Per exemple si sumem les hores per grup el percentatge seria el
percentatge que representen les hores del grup sobre el total d'hores de tots
els grups .
Un cop emplenades les opcions corresponents fem clic al botó D'acord per tornar
a la finestra de l'assistent .
6) Per seguir amb l'assistent fem clic sobre el
botó Següent > i apareix la següent finestra: En aquesta pantalla triem la distribució de les
dades dins de l'informe. Seleccionant una distribució apareix en el dibuix de
l'esquerra l'aspecte que tindrà l'informe amb aquesta distribució.
En el quadre Orientació podem triar entre
impressió Vertical o Horitzontal (apaïsat).
Amb l'opció Ajustar l'ample del camp de manera
que càpiguen tots els camps en una pàgina, se suposa que l'assistent generarà
els camps tal com
ho diu la opció.
ho diu la opció.
7) A continuació premem el botó Següent> i
apareix la finestra següent:
En aquesta pantalla triem l'estil que volem
donar a l'informe, podem triar entre els estils que té definits Access.
Seleccionant un estil apareix en el dibuix de l'esquerra l'aspecte que tindrà
l'informe amb aquest estil.
8) Un cop seleccionat l'estil que ens interessa
premem el botó Següent i apareix l'última pantalla de l'assistent per a
informes:
Abans de prémer el botó Finalitzar podem triar entre:
Vista prèvia de l'informe en aquest cas veurem
el resultat de l'informe preparat per a la impressió o bé
modificar el disseny de l'informe, si
seleccionem aquesta opció apareixerà la finestra Disseny d'informe on podrem
modificar l'aspecte de l'informe.
Una vegada seleccionada una de les dues opcions anteriors, es fa un clic en el botó Finalitzar i queda finalitzat l’assistent d’informes, i seguidament s’obre l’informe que s’acaba de crear (vista prèvia o vista disseny).
VISTA PRÈVIA D’INFORME
Una vegada seleccionada una de les dues opcions anteriors, es fa un clic en el botó Finalitzar i queda finalitzat l’assistent d’informes, i seguidament s’obre l’informe que s’acaba de crear (vista prèvia o vista disseny).
VISTA DISSENY D’INFORME
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada