Un document electrònic és qualsevol representació informàtica o digital d'una realitat sensorial que pren la forma de text, imatge i/o so.
Un document electrònic presenta com a suport material algun tipus de dispositiu electrònic o magnètic i com a contingut algun tipus de codi digital. D’aquesta manera, a diferència dels documents convencionals (en format paper o altres), el document electrònic permet separar l'aspecte formal o de disseny de l'aspecte d'informació (contingut, dades, ...) oferint llavors la possibilitat d'una explotació per separat.

Podem dir, doncs, que en un document electrònic la informació és manipulada, transmesa o processada informàticament.
Hem de diferenciar entre document electrònic i arxiu electrònic.
L’Arxiu Electrònic
L’arxiu electrònic és el sistema que procura l’emmagatzematge segur dels documents i dels fitxers.
L’arxiu electrònic ha d’assegurar l’accés, la integritat i l’autenticitat dels documents.
Requisits previs per l’ingrés d’un document en un arxiu electrònic:
- Els documents han de tenir un format definit per a la seva conservació i consulta.
- Es pot exigir una verificació (firma electrònica) per a determinar la seva autenticitat i integritat.
El Gestor Documental
El Gestor documental és la eina que facilita la creació i l’edició dels documents electrònics. Parlaríem aquí de l’aplicació informàtica que permet la digitalització del document.
Quan el document electrònic assoleix la seva versió definitiva i no es permeten noves modificacions llavors ingressa en el sistema d’arxius.
Un cop el document és a l’arxiu electrònic, no pot esborrar-se ni modificar-se.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada