Si els documents que genera o rep una empresa
tenen valor per la informació que contenen, d’una manera o d’una altra hauran
d’estar disponibles en el moment en què siguin necessaris i, per aquest motiu,
caldrà establir-ne un sistema de gestió documental.
Però, per quin motiu voldríem tenir accés a la
documentació?
Els documents es conserven pel valor que
porten implícit. L’empresa ha de conservar la documentació que genera atenent,
bàsicament, dos motius:
a) Poder
recuperar la informació que contenen els documents, per tal de facilitar la gestió de l’empresa o l’anàlisi
de la seva evolució. Podríem dir que, en aquest sentit, l’empresa actuaria per
voluntat pròpia en la conservació de la documentació i compliria,
entre d’altres, les següents finalitats:
- Disposar de la informació a la qual haurem d’accedir quan necessitem fer la feina (contestar cartes, fer promocions, realitzar una anàlisi de la nostra clientela).
- Facilitar el control i seguiment de les tasques de les diferents unitats de l’empresa. Un exemple seria l’arxivament de les actes de reunions dels departaments, la consulta de les quals permetrà, posteriorment, comprovar si es compleixen els acords pactats i determinar-ne les responsabilitats oportunes.
- Poder fer un seguiment de l’evolució de l’empresa (comparatives de vendes, evolució dels resultats...).
b) Per imperatiu legal. En aquest sentit, la
normativa obliga els empresaris a conservar-la pel seu caràcter probatori. El
mateix Codi de comerç parla de l’obligatorietat que tenen els empresaris de
conservar la documentació relacionada amb el seu negoci durant un període de
temps determinat.
LINK: IMPLANTACIÓ D'UN SISTEMA DE GESTIÓ DOCUMENTAL (SGD)
LINK: CUSTÒDIA DE DOCUMENTS
EN QUÈ CONSISTEIX LA GESTIÓ DOCUMENTAL?
AMB LA GESTIÓ DOCUMENTAL EVITEM ACCIDENTS
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada