L’organització de l’arxiu serà una feina prèvia al
començament de les tasques d’arxivament. Una bona organització prèvia
facilitarà molt la tasca posterior, i és per això que és important dedicar un temps,
abans de començar a arxivar, a preveure com funcionarà l’arxiu i a fer-ne un
disseny òptim que preveurà tant la selecció del tipus de mobiliari com la
localització de la informació per facilitar l’accés a les persones que hagin de
treballar amb la documentació, la minimització dels recorreguts, l’establiment
de normes d’accés...
En el moment de decidir quins seran els elements que
compondran l’arxiu, caldrà seleccionar diferents tipus de mobiliari,
carpetes... Per fer aquesta selecció correctament, caldrà tenir presents un
seguit de qüestions:
- L’espai que tenim per arxivar. Aquest pot ser més o menys limitat a l’oficina. Si és molt limitat, podria ser convenient que hi hagués un únic arxiu centralitzat en alguna part de l’empresa. Si no és possible disposar d’un altre espai, caldrà buscar el mobiliari que millor s’adapti al que hi ha disponible.
- La proximitat a les persones que treballen amb la informació. El mobiliari més proper haurà de ser el que s’hagi d’utilitzar amb major freqüència. Aquest mobiliari haurà de contenir expedients amb què es treballa, però no d’un gran volum, ja que la documentació més prescindible que contenen anirà passant a l’arxiu semiactiu, i a l’inactiu quan aquesta es deixi d’utilitzar.
- La tipologia de la documentació. Per exemple, totes les factures d’un client es poden incloure en algun tipus de carpeta (el seu expedient), i aquesta en el mobiliari específic dels expedients. En canvi, formularis per omplir, que es necessitaran més sovint, estaran més propers en safates, per exemple, i sobre la taula.
- El volum d’informació a classificar. Cada tipus de mobiliari té unes limitacions sobre la documentació que pot encabir. Afortunadament, però, bona part del mobiliari està constituït per mòduls i, per tant, es pot ampliar amb facilitat.
El conjunt de materials, elements o mobiliari disponibles
per utilitzar a l’arxiu es pot agrupar en tres grans grups: carpetes, mobiliari
i altres elements.
L'ARXIU DE L'INFORMACIÓ EN SUPORT PAPER
El paper ha estat el mitjà en que tradicionalment s’han
elaborat les comunicacions escrites. Aquest, darrerament, està essent
substituït cada cop més per suports digitals. Tanmateix, encara avui dia el
volum de documentació en suport paper que circula per l’oficina és
considerable. Per aquest motiu es necessari que les institucions dissenyin
sistemes per fer accessible la informació que conté la documentació als
treballadors que l’hagin d’utilitzar. A més cal que aquests sistemes siguin el
més eficients possibles.
En qualsevol sistema d’arxiu pren especial rellevància
l’elaboració d’un registre de la documentació que hi ha a l’empresa, però
sobretot caldrà ser selectiu amb el material que s’ha d’arxivar i establir
mecanismes de purga i destrucció de documentació obsoleta.
D’altra banda també caldrà ser especialment curosos amb
l’accés que es doni a les persones a aquesta informació, delimitant diferents
graus d’accés en funció del nivell de confidencialitat de la documentació.
L'ARXIU DE L'INFORMACIÓ EN SUPORT INFORMÀTIC
El paper ha estat el mitjà en que tradicionalment s’han
elaborat les comunicacions escrites. Aquest, darrerament, està essent
substituït cada cop més per suports digitals. Tanmateix, encara avui dia el
volum de documentació en suport paper que circula per l’oficina és
considerable. Per aquest motiu es necessari que les institucions dissenyin
sistemes per fer accessible la informació que conté la documentació als
treballadors que l’hagin d’utilitzar. A més cal que aquests sistemes siguin el
més eficients possibles.
En qualsevol sistema d’arxiu pren especial rellevància
l’elaboració d’un registre de la documentació que hi ha a l’empresa, però
sobretot caldrà ser selectiu amb el material que s’ha d’arxivar i establir
mecanismes de purga i destrucció de documentació obsoleta.
D’altra banda també caldrà ser especialment curosos amb
l’accés que es doni a les persones a aquesta informació, delimitant diferents
graus d’accés en funció del nivell de confidencialitat de la documentació.
1. LES CARPETES
Una de les maneres més habituals de classificar la
informació és agrupant-la en carpetes. De carpetes, n’hi ha de diferents tipus.
Així, podem trobar carpetes individuals que inclouen tots els elements
relacionats amb un tema -com expedients de clients, proveïdors,
treballadors, etc.-, però també carpetes amb molts espais diferenciats, que ens
permetran mantenir petits arxius o mantenir l’ordenació de la documentació quan
aquesta es traspassa d’un arxiu actiu a un de semiactiu.
Els tipus de carpetes que hi ha en el mercat són els
següents:
Carpetes simples, subcarpetes o dossiers. Acostumen a ser de
cartolina i s’utilitzen molt per incloure tots els documents relacionats amb un
tema. Són molt pràctics perquè es poden utilitzar com a subcarpetes d’una carpeta
penjant, la qual cosa evita haver de treure la carpeta penjant del moble i
haver de perdre temps decidint en quin ordre va a l’arxiu. N’hi ha de diversos
tipus:
- Amb una pestanya per anotar el tema de què tracta la carpeta.
- Amb una finestreta superior frontal, quan es vol veure part de la portada de la documentació que conté.
- Amb butxaca o amb solapa interior que, a més, pot tenir forma de bossa per evitar que la documentació caigui si la carpeta ha de sortir de l’empresa.
- Dossier pinça, que té l’avantatge que la documentació està subjecta a la carpeta, amb la qual cosa evita que part de la documentació sobresurti i es faci malbé.
Carpetes penjants. Normalment, són de cartolina i tenen una
guia de plàstic o metall mitjançant la qual es poden penjar de mòduls
carpeters, de bastidors o de carros amb rodes, per tal de facilitar-hi l’accés,
que es produeix de manera vertical. Les carpetes penjants s’utilitzen molt per
emmagatzemar expedients. Per facilitar la cerca de documentació, acostumen a
portar afegides unes pestanyes de plàstic que sobresurten en què es pot anotar
un petit text que, posteriorment, ens ajudi a identificar la documentació que
contenen. 
Carpetes classificadores o tipus acordió. Poden ser
de cartró o de plàstic, i la seva característica principal és que estan
dividides en una sèrie de compartiments on es pot emmagatzemar la documentació.
Per facilitar l’organització i posterior accés a la informació, cada divisió
sol portar una etiqueta en què hi ha escrites una o més lletres seguint l’ordre
alfabètic. Aquest tipus de carpetes s’utilitza quan la quantitat de
documentació a arxivar és petita. També ens pot ser útil per realitzar la
transferència de documentació d’un arxiu a un altre.
Carpetes arxivadores de palanca o carpetes AZ. Aquestes
carpetes tenen dues anelles que permeten afegir documents amb forats de manera
que quedin ben subjectes a la carpeta i no caiguin ni es desordenin. Les
anelles s’obren i es tanquen mitjançant una palanca. A més, aquest tipus de
carpetes acostuma a portar un mecanisme metàl•lic per mantenir la documentació
agrupada de manera compacta, la qual cosa evita que, en moure la carpeta, els
documents que conté es malmetin en la zona de contacte amb les anelles.
Carpetes amb fundes. Aquest tipus de carpetes, que solen ser
de plàs-tic, incorporen a l’interior fundes transparents dintre les quals es
pot afegir documentació. Aquest tipus de carpetes, més que per arxivar, són
útils quan la documentació original ha de romandre fora de l’arxiu i no volem
que es malmeti. Les fundes que incorpora poden ser fixes o extraïbles.2. MOBILIARI
Igual d’important que la selecció dels elements per arxivar,
com les carpetes, és una elecció correcta del mobiliari on arxivarem els
documents. Una selecció correcta ens ajudarà a estalviar temps en l’accés.
Entre el diferent mobiliari que podem trobar en una oficina,
destaca el següent:
Mobiliari per a carpetes penjants. Aquest tipus de mobiliari
el podem trobar en forma d’armaris que acostumen a ser metàl.lics i disposen
d’uns calaixos amb unes guies per subjectar les carpetes penjants. És habitual,
però, veure altres tipus de mobiliari o accessoris dissenyats amb aquest mateix
objectiu. Aquest és el cas del carro per a carpetes penjants, que consisteix en
una estructura metàl.lica, amb rodes a la part inferior, i que és molt útil per
tenir a mà les carpetes que necessitem per treballar.
Prestatgeries. Se’n troben de diferents materials i de
diversa tipologia. Des de les formades per una única lleixa subjectada a la
paret per dipositar-hi carpetes a sobre, fins a les que consten d’una
estructura metàl.lica o de fusta amb diferents lleixes. També es poden trobar
dins d’armaris. Les prestatgeries s’acostumen a fer servir per dipositar les
carpetes o les capses d’arxivament definitiu.
Armaris sobre rails. En arxius amb gran volum de
documentació em-magatzemada, qualsevol idea per optimitzar la utilització de
l’espai és benvinguda. Aquesta és la filosofia de què parteixen els armaris
sobre rail. Aquests armaris estan enganxats els uns als altres i disposen d’un
volant al lateral que, en girar-lo, permet moure i separar amb poc esforç els
armaris que contenen els arxius. D’aquesta manera, es limita l’espai destinat
habitualment als passadissos entre armaris o prestatgeries, ja que només cal un
passadís. Si es vol accedir a un altre armari, només caldrà accionar el
mecanisme per obrir el passadís corresponent. Aquest tipus de mobiliari només
és recomanable per arxivar documents poc actius, ja que el major inconvenient
es presenta quan diverses persones han d’accedir, alhora, a documents que es
troben en armaris diferents.
Armaris de seguretat. Per les seves característiques (per exemple, poden ser resistents al foc en estar fets de material ignífug), són especialment recomanables per desar la documentació més important de l’empresa.
1.3 ALTRES ELEMENTS PER ARXIVAR
A part de mobiliari i carpetes, també podem trobar altres
elements que ens serviran per arxivar la documentació que es genera en
l’empresa. En aquest sentit, hi ha un ampli ventall de material que ens
permetrà arxivar des de dossiers dels nostres clients fins a targetes de
visites. Entre aquest material, el més habitual a l’oficina és el següent:
Capses d’arxivament definitiu. És un dels elements més
comuns a totes les oficines. Són de cartró i s’han de muntar plegant-lo de
manera que agafi la forma de capsa. S’utilitzen molt per guardar documents
inactius. És freqüent, per exemple, que documentació d’exercicis anteriors es
trobi organitzada en aquest tipus d’element. Habitualment, incorporen un
requadre en el llom en què es poden escriure indicacions sobre el que contenen.
Contenidors de capses d’arxivament definitiu.Si volem
retirar capses d’arxivament definitiu de prestatgeries un cop la documentació
que con-tenen és poc probable que es torni a consultar, s’utilitzaran aquests
conteni-dors.
Classificadors de targetes. Són carpetes amb fundes
de plàstic dividides en compartiments d’una mida adequada per contenir les
targetes de visita que durant la feina podem acumular.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada