És freqüent que la documentació s’arxivi un cop ja ha estat
utilitzada per fer les tasques per a les quals fou concebuda. Tot i així, és
probable que un cop arxivada es torni a necessitar.
Tot i disposar d’un arxiu ben organitzat, el fet que
diferents persones accedeixin a la documentació i en puguin retardar el retorn
a l’arxiu podria generar problemes a les persones que necessiten, al seu torn,
utilitzar-la. És més, si no podem conèixer amb facilitat qui ha retirat de
l’arxiu determinats documents, aquests es poden perdre amb més facilitat.
Així doncs, a més de disposar d’un arxiu ben organitzat,
l’haurem de dotar també d’elements de control de la documentació, els quals ens
permetran fer un seguiment acurat de la documentació quan surt de l’arxiu.
El control dels documents és el conjunt de processos
encaminats a fer el seguiment de la documentació que entra i surt del nostre
arxiu.
També hi ha altres alternatives. Una és no prestar mai els
documents originals, sinó fer còpies per a qui els sol.liciti.
Aquesta darrera opció és més utilitzada quan qui sol.licita
la documentació són persones externes a l’empresa. Quan qui l’ha d’utilitzar és
un treballador de la mateixa empresa és poc freqüent, ja que els costos
augmenten molt (temps per fer fotocòpies, despesa en fotocòpies...).
A més, pot passar que les còpies s’acabin arxivant, la qual
cosa duplicaria la documentació. Per evitar aquest problema, és recomanable
anotar la paraula còpia
En el mercat, hi ha segells que serveixen per imprimir la paraula còpia en els documents.
Però, com portarem el control de la documentació? De la mateixa manera que es disposa d’un registre amb la documentació que conté l’arxiu, també caldrà portar un control de tot allò que en surt (taula 1.1). Això ens permetrà saber quina persona es responsabilitza del dipòsit d’un determinat document mentre aquest estigui fora de l’arxiu.
Entre les dades que trobem anotades, figuren les
informacions següents:
- El nom o la referència que identifica la documentació.
- El nom de la persona o del departament que fa la sol.licitud.
- La data de sortida de la documentació.
- La data en què es preveu que la documentació torni a l’arxiu.
- L’anotació corresponent a la confirmació de la devolució. Si s’ha tornat, es pot posar una creu o un sí. Tanmateix, aquesta columna pot no aparèixer si s’utilitza un full informatitzat en què, quan es torna el document, s’elimina el registre de la sol.licitud.
L’espai és un recurs limitat, però encara ho és més l’espai
proper. Per aquest motiu, és imprescindible alleugerir al màxim possible les
seccions actives de l’arxiu que, en definitiva, són les més properes i amb les
quals treballem més sovint.
El procés de transferència d’arxius consisteix en el canvi
d’ubicació de la documentació a mesura que en disminueix el grau d’utilització.
La documentació pot tenir diferents cicles de vida,
però el més habitual és que els arxius actius continguin la documentació de
fins a un any d’antiguitat o, només, la de l’exercici en curs.
A mesura que passi el temps, caldrà transferir la
documentació de l’arxiu actiu al semiactiu i al passiu. En aquest sentit, és
freqüent que aquest tipus d’operacions es faci de manera anual, tot i que
aquest fet estarà determinat per diferents factors, com la grandària de
l’empresa, entre d’altres.
En fer aquest procés de transferència, és important tornar a
triar la documentació, eliminant de l’arxiu la que s’hagi convertit en
innecessària. La idea és que a l’arxiu semiactiu només arribin els documents
que valgui la pena conservar i que no s’hagi de mantenir documentació que no
cal.
La transferència de la documentació s’haurà de fer de
manera periòdica i, sobretot, programada; ja que, si no, pot passar que aquesta
acabi per no fer-se mai. D’aquesta manera ens assegurarem que, cada cert temps,
s’alleugerirà el volum de documentació de l’arxiu actiu.
DESTRUCCIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ
Un cop la documentació arriba a l’arxiu inactiu, comença el
compte enrere cap a la seva destrucció, o la transferència a l’arxiu històric
en el cas que la documentació es vulgui conservar de manera permanent.
A l’hora d’eliminar la documentació s’ha de tenir clar que
l’eliminació de la docu-mentació no pot representar exclusivament el seu
abandonament als contenidors de deixalles.
La documentació de què disposa l’empresa acostuma a tenir
informació sobre clients, proveïdors, treballadors, etc., i l’empresa és
responsable de la seva custòdia, però també de la confidencialitat respecte a
tercers. Per aquest motiu és imprescindible que abans de llençar-se a les
escombraries la documentació sigui destruïda, o com a mínim se n’eliminin les
dades privades que conté sobre terceres persones.
Per fer la destrucció, cal tenir present que existeixen
aparells dissenyats expres-sament amb aquest objectiu. El més habitual és
trobar les màquines destructores de documentació a l’oficina. El problema de
les més esteses és que no poden destruir un nombre excessiu de documents
simultàniament. Quan el volum de documentació a destruir en una empresa és molt
elevat es poden contractar els serveis d’empreses especialitzades en la
destrucció de la documentació.
Protocol de destrucció
Per evitar que es destrueixi per error documentació que no
s’hauria de des-truir caldrà establir protocols on s’assignaran
responsabilitats de destrucció de documentació. Cada responsable de
documentació ha de saber quina és la documentació de la qual és responsable pel
que fa a la destrucció. Igualment, ha de conèixer també sobre quina
documentació no té suficient autonomia per decidir si es pot destruir o no. El
més efectiu és que es fixin unes categories de documents i unes directrius d’actuació
amb els documents de cada categoria. S’hauria d’intentar minimitzar
l’arbitrarietat en la selecció.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada