AVANTATGES I INCONVENIENTS DE L'ARXIU EN SUPORT DIGITAL
Entre els principals avantatges que comporta la utilització
de les TIC en el procés de gestió de la documentació trobem:
- Necessita menor espai: en una memòria USB o en un disc dur es poden enmagatzemar milers de documents que en paper ocuparien molt més espai.
- Tenen sistemes de cerca automàtica de documents: mitjançant el mateix sistema operatiu es pot demanar la cerca de documents fent servir criteris de cerca o filtres com els caràcters continguts en el nom, la data de creació, el format de l’axiu, etc.
- Facilitat de reproducció: els arxius en format digital poden ser copiats amb un cost pràcticament nul i, a més, les reproduccions tenen exactament la mateixa qualitat. En canvi, la documentació en paper pot perdre qualitat en fotocopiar-se.
- Menor despesa d’impressió: si rebeu i emmagatzemeu els arxius en suport digital, deixa de ser necessària la seva impressió en paper fet que suposa un estalvi en paper i tinta o tòner.
- Facilitat d’accés: si els arxius s’emmagatzemen digitalment en un servidor que proveeix a una xarxa telemàtica, tota aquesta informació pot estar fàcilment accessible, tot i que siguis a molta distància del lloc físic on es troben emmagatzemats.
- No es malmet pel pas del temps: si hem de conservar documentació durant un llarg període de temps, el paper amb el pas del temps, si no es conserva en les condicions adequades, es malmet. Les versions digitals poden reemplaçar el seu continent fàcilment sense perdre qualitat.
Arxivar la documentació en format digital també comporta
alguns inconvenients entre els quals destaquen:
- Menor comoditat per visualitzar els documents (la pantalla acostuma a no ser tan còmoda com el paper).
- Pot facilitar l’accés a la informació a persones no autoritzades. Terceres persones podrien tenir accés a la documentació de la nostra empresa si no tenim prou protegit el sistema d’accés.
- Es poden produir problemes de funcionament a la xarxa que no permetin o demorin l’accés a la documentació.
- En el cas de no tenir habilitats sistemes de còpies de seguretat pot ser fàcil que no sigui possible accedir perquè es produeixi una eliminació accidental dels arxius o perquè els discos durs que la contenen s’espatllin.
- Els documents emmagatzemats digitalment, en no tenir la signatura manus-crita ni el segell de l’empresa emissora del document, poden no tenir la mateixa validesa legal.
ARXIVAMENT DE DADES I DOCUMENTACIÓ EN FORMAT DIGITAL
Com a conseqüència del gran increment del volum de
documentació en format digital en les empreses, es fa necessari establir
protocols d’arxivament informàtic de tota aquesta informació.
Una de les primeres premisses a tenir en compte és com es
vol desar la informació. La primera pregunta és cal desar els documents sencers
o podem extreure i arxivar les dades que ens seran d’utilitat?
Determinada informació d’ús freqüent com, per exemple, les
dades de clients i proveïdors, acostumaran a estar arxivades en una base de
dades on seran de fàcil accés per a la seva utilització o edició quan sigui
necessari. D’aquesta manera, pot ser útil per a l’organització anotar les dades
d’un proveïdor, per exemple, que pot venir impresa en una factura, en una fitxa
pròpia que serà utilitzada de manera més freqüent per consultar aquest tipus de
dades. Això implicarà fer registres que sintetitzin la informació rellevant que
poden incloure els documents. Per exemple, quan fem un registre de facturació
per no haver d’accedir a tota la documentació cada cop. Aquests registres es
portaran, habitualment, amb aplicacions informàtiques que facilitin l’accés i
l’edició de les dades.
Els arxius que representen documents, en canvi, acostumaran a arxivar-se utilit-zant una estructura de carpetes que tingui una organització lògica que permeti accedir fàcilment a la informació. Aquestes carpetes poden ser d’ús compartit entre les persones que han de treballar amb la informació que contenen.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada