3.3.3 Assistents per a consultes i altres prestacions.

Una vegada s’han creat les taules i hi hem incorporat informació, és important poder realitzar consultes sobre aquestes. Per exemple, si hem creat una base de dades sobre llibres, potser voldrem saber quins es varen publicar durant l’any passat.

Per crear consultes d’una base de dades tenim tres opcions des de la finestra principal

de la base de dades:

Assistent per a consultes - Condicions d'agrupació

Especifica les condicions per agrupar la consulta . L'origen de dades ha d'admetre la instrucció SQL " Clàusules Order by" per habilitar aquesta pàgina de l'assistent .

Assistent per a consultes - Alias

Assigna àlies als noms de camps . Els àlies són opcionals , i poden ser noms més fàcils d'usar que es mostren en lloc dels noms antics . Per exemple , es pot utilitzar un àlies quan hi ha camps de diferents taules amb el mateix nom .

Asistent per a consultes - Informació general

Introduïu un nom per a la consulta i especifiqueu si voleu mostrar o modificar quan tanqui l'assistent anterior.

Observeu les opcions del diàleg que s'han efectuat en el pas anterior . La configuració actual no ha canviat . Aquest botó només es pot activar a partir de la pàgina 2 d'ara endavant. 

Feu clic al botó Següent , i l'Auxiliar utilitza la configuració actual del diàleg i avança al pas següent . Si ja es troba en l'últim pas , el botó esdevé Crea. Finalitzar

Aplica tots els canvis i tanca l'assistent .En fer clic a Cancel · la, el diàleg es tanca sense desar els canvis .

Assistent per a consultes - Selecció de camp

Creació d’una consulta en vista disseny

El primer que se’ns demanarà serà que afegim sobre quines taules o consultes fem la consulta. Hem de tenir en compte les relacions establertes a l’hora d’afegir les taules.

Una vegada fet aquest pas, a la part inferior de la finestra tenim els criteris a seguir per realitzar la nostra consulta:

Camp: apareix un menú desplegable per especificar sobre quin camp volem aplicar els criteris de la consulta. Si escollim  estem escollin tots els camps de la taula.

Àlies: permet definir un nom en la capçalera del camp en el resultat de la consulta, per exemple Codi d’autor en comptes de IdAutor.

Taula: taula on executem la consulta.

Visible: permet especificar si aquest camp es mostrarà en el resultat de la consulta.

Funció: és possible aplicar funcions a les consultes. Per exemple conèixer el nombre total de registres que compleixen una determinada condició. En cliclar ens sortirà un menú desplegable amb una sèrie de funcions, només hem d’especificar quina volem aplicar.

Criteri: aquí s’aplica el criteri de filtratge de la consulta sobre els registres. Per exemple si estem consultant un camp any, que filtri només els del 2000 (‘2000’), els d’abans (<’2000’) o després del 2000 (>’2000’). S’han d’utilitzar lescometes simples ‘ per indicar el valor que busquem.

ALTRES PRESTACIONS

LES EXPRESSIONS

En les consultes que hem vist fins ara, hem introduït expressions per representar criteris molt

senzills; en general, ara veurem quins tipus d’expressions podem utilitzar quan vulguem expressar altres tipus de criteris:

Expressions de dates

Normalment podem utilitzar operadors de comparació típics de programes informàtics com ara "major que", "menor que", "igual", "distint", etc. Per a les dates, podem fer servir aquests mateixos operadors. Imaginem, per exemple, que volem saber quins registres de la nostra base de dades són anteriors al 12 de juny de 1997; veiem-ho:

<12 Junio 1997 

<#12/06/97#

 <12 Jun 97

 <12-Jun-97

 <12/06/97

Expressions de números, moneda i comptador

Quan vulguem utilitzar camps d'aquests tipus, només caldrà escriure les dades i, si tenen decimals, el seu corresponent separador. Ja hem vist a la unitat anterior com combinar un número amb un operador, que en aquest cas és exactament el mateix que per les dates.

Expressions de text

En aquest tipus de criteris, n'hi haurà prou escrivint el text, i tant se val si fem servir majúscules o minúscules.

Expressions lògiques tipus Sí/No

Per valors tipus Si podem escriure les següents expressions en la casella de criteris:

"Sí"

 "Verdadero" 

"Activado"

 "-1" 

Per a valors del tipus No podem usar les següents expressions:

"No"

 "Falso"

 "Desactivado"

 "0"

Caràcters comodí

Igual que a MS-DOS o la majoria de programes de Windows, podem incloure els dos caràcters comodí (l’asterisc * i el signe d’interrogació ?) per crear una expressió. L'interrogant pot substituir un sol caràcter en la posició en que es trobi. L’asterisc podrà substituir una cadena de caràcters en la posició en que es trobi. Per exemple:

M?? buscarà les dades que comencin por M i després tinguin dues lletres més 

?a?a buscarà les dades la segona i quarta lletra de les quals siguin una "a"

 */12/97 buscarà les dades de qualsevol dia del mes de desembre del 97 

An* buscarà totes les dades que comencin per "An"  

CAMPS CALCULATS

Moltes vegades necessitarem dur a terme operacions matemàtiques amb les dades de certs camps; per exemple, podem necessitar que Access calculi l'IVA dels productes que venem, partint de la base, en aquest cas, del camp "Base Imposable". Per fer això, podem crear camps buits i definir-hi amb quins camps i amb quins operadors ha de treballar el nou camp; veiem-ho: Suposarem que hem apujat la quota mensual de tots els llogaters en 500 euros; és clar que seria una pallissa haver de modificar un a un tots els lloguers; per fer-ho, encomanarem la tasca a Access: 

• Obrirem la dase de dadess Abeto.MDB i ens situarem a la pestanya Consultas. 

• Crearem una nova consulta en mode Vista Diseño. 

• Carregarem la taula Clients. 

• Carregarem els camps Código de Propiedad i Alquiler mensual. 

• A la barra d'eines superior hi ha un botó anomenat Tipo de consulta. Activa'l i tria la 

opció Actualización. 

• Sitúa el cursor a la cel·la Actualizar a i escriu el següent: 

• Tanca la consulta i posa-hi el nom Augment 500 

Observa que la icona de la nova consulta ha canviat. Aquesta és una consulta d’actualització. Això vol dir que quan la executem es modificaran les dades de la taula -cada cop que la executem . Per aquest motiu cal anar amb compte quan prepararem una consulta d'aquest tipus; un error podría portar conseqüències greus.

El que hem fet ha estat modificar un camp mitjançant un camp calculat i una fórmula matemàtica.