2.1.3.- Equips de reproducció.

Si treballem com a administratius en una empresa, cal que tinguem en compte els procediments de comunicació que s’hi utilitzen.

Per dur a terme aquesta feina, hem de comptar amb un sistema de comunicació que, un cop realitzat el procés de presa i d’interpretació de dades, permeti transferir la informació fins a fer-la arribar als destinataris. La nostra oficina ha de disposar per tant, entre d’altres, d’uns mitjans de reprografia adients.

La reprografia és un procés que permet reproduir documents impresos mitjançant tècniques com la fotocòpia, el facsímil o la fotografia.

Un facsímil és una còpia o reproducció molt precisa, gairebé perfecta, d’un document generalment antic i de gran valor, com un llibre, un manuscrit, un mapa o un dibuix a mà alçada.

EQUIPS DE REPRODUCCIÓ

La reprografia fa referència principalment a l’ús de fotocopiadores, les impressores i els escàners.

Aquests aparells són de vital importància per a la manipulació, la transformació i l’arxiu de qualsevol informació en les empreses.

Les impressores

Les impressores són el mitjà que més es fa servir per transferir a paper dades processades i tractades pels ordinadors mitjançant el programari corresponent. N’hi ha de dos tipus:

• Impressores d’impacte: entre les impressores d’aquest tipus n’hi ha una de rellevant, la impressora d’agulles. El mecanisme consisteix en unes agulles situades al capçal de la impressió que són propulsades cap al paper mitjançant impulsos electromagnètics.
• Impressores sense impacte. N’hi ha de diversos tipus:

• D’injecció de tinta: la impressió es fa per mitjà de punts que el capçal projecta a través de gotes de tinta petites.
• Làser: el tambor està carregat electroestàticament i rep un feix de llum, el làser, aconseguint que el rodet amb pols del tòner quedi adherit al paper a través d’unes partícules que són “impreses” quan augmenta ràpidament la temperatura. La qualitat d’impressió és excel·lent.

Les fotocopiadores

Una fotocopiadora és un aparell que s’utilitza per fer còpies en paper d’un document imprès. Actualment s’estant substituint per equips multifunció, tot i que és un dels aparells que s’utilitza més en les empreses en tot el procés de tractament i arxiu de la informació. Podem fer còpies ràpidament de documents, a la vegada que podem ampliar-los o reduir-los, copiar a dues cares i classificar-los, enquadernar-los i grapar les còpies. Les còpies també es fan a color, la imatge és analitzada tres vegades, és a dir s’exposa a tres filtres i es reprodueix amb els colors primaris (groc, magenta i cian).

L'escàner

Es tracta d’un perifèric amb el qual es realitza una captura digital d’imatges o textos que s’envien al nostre equip per treballar-hi. L’exploració o “lectura” de les dades es fa bàsicament per les passades o desplaçament del seu capçal, uns sensors fotoelèctrics i una làmpada fluorescent. Al mercat hi podem trobar escàners amb alimentador de fulls, molt útils per digitalitzar un gran nombre de documents.

Altres equips de gestió empresarial

Els equips multifuncionals són màquines que incorporen funcions de diferents dispositius perifèrics. Consumeixen un 50% menys d’energia que una impressora, un fax, o un escàner per separat, amb l’estalvi consegüent d’energia. Alguns exemples: impressora/escàner, copiadora/impressora/escàner, fax/escàner/copiadora/impressora, i fins i tot podem trobar al mercat un fax/escàner/copiadora/impressora/telèfon.

Els equips convencionals com la màquina d’escriure o la màquina elèctrica ja han quedat endarrerits.

Equips autònoms, que desenvolupen la seva funció de forma independent, sense que estiguin associats a altres mitjans perifèrics.

El mòdem és un aparell que permet connectar un ordinador amb d’altres a través del sistema de telefonia XTC (Xarxa Telefònica Computada), transformant els senyals digitals de l’ordinador en senyals analògics per, després, invertir el procés en arribar al mòdem de destinació.

Actualment al mercat, hi trobem dos productes importants que utilitzen la línia telefònica digital: els adaptadors XDSI (Xarxa Digital de Serveis Integrats) i la línia ADSL (Asymmetric Digital Suscriber Line o Linia d’Abonat Digital Asimètrica), amb velocitats diferents pel que fa a la transmissió de dades a l’entrada i a la sortida, per això se’n diu asimètrica.

D’altra banda, hi ha connexions que es realitzen per mitjà de fibra òptica, per cable, i que superen amb escreix les velocitats de transmissió de dades.

A més, les companyies de telefonia mòbil han tret al mercat un tipus de connexió mòbil 3G per a equips mòbils amb connexió USB, que simplifica i millora la transmissió de dades i la informació en qualsevol moment i des de diferents suports.

L’aparell de fax. Es tracta d’un sistema autònom de transmissió i recepció de documents per mitjà de la xarxa telefònica, que converteix en impulsos les imatges “llegides” per l’emissor. Aquests impulsos són traduïts en punts que formen imatges al fax receptor.

Les empreses el fan servir per comunicar-se amb clients i proveïdors.

N’hi ha de dos tipus:

• El fax tradicional: mitjà de comunicació que fa servir les xarxes telefòniques. S’ha de disposar d’un aparell de telefax per poder rebre i enviar comunicacions.
• El fax digital: permet enviar i rebre fax des d’una aplicació informàtica. Es necessari disposar d’una línia telefònica analògica per al seu ús, a més d’una aplicació informàtica específica.

Si l’empresa no disposa de línia analògica, pot contractar una empresa de serveis de fax. L’empresa proporciona una bústia a la qual s’envien els documents que volem que es gestionin com un fax o el fax que l’empresa rep. Generalment en format PDF.

Els avantatges del fax digital enfront el telefax són:

• Els documents es poden guardar en un disc dur, sense necessitat d’escanejar-los.
• Permet estalviar costos, ja que només s’imprimeixen els imprescindibles.