El manual d'ajuda sovint conté informació i exemples de format, autoritzacions o documents necessaris que ajudin al desenvolupament correcte de les activitats dins l'empresa.Han d'incloure i servir per la transmissió d'informació, sense distorsionar l'informació bàsica relacionada amb el funcionament de totes les unitats. També conté una descripció exacta de com han de ser desenvolupades les activitats, els procediments.
La tasca d'elaborar manuals d'ajuda requereix gran precisió, totes les dades han de conformar-se amb la millor precisió per evitar confusions en l'interpretació del seu contingut. És per això que s'ha de posar molta atenció a cada una de les seves etapes d'integració, esbossar un projecte on es recullin tots els requisits, fases i procediments subjacents a l'execució dels treballs.
Per desenvolupar manuals de suport o ajuda cal seguir els següents passos:
- Definir els continguts:
- Introducció.
- Objectius.
- Àrees d'aplicació.
- Responsable.
- Polítiques.
- Descripció de les operacions.
- Format.
- Diagrames de flux.
- Terminologia.
- Compilació d'informació.
- Estudi preliminar de les àrees.
- Preparació de l'inventari dels procediments.
- Integració de l'informació.
- Anàlisi de l'informació.
- Gràfic procediments.
- Revisió dels objectius, àmbit d'actuació, les polítiques i les àrees responsables.
- Implementació i recomanacions per a la simplificació dels procediments.
completa, veraç i sense contradiccions.
És necessari mantenir els manuals permanentment actualitzats a través de revisions periòdiques.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada